議事録作成における
３つの課題を解決！
会議内容の共有もスムーズに

課題

• ・議事録作成にとても時間がかかっているため削減したい。
• ・人が作ると聞き漏らしなどの、人為的ミスを防ぎたい。
• ・議事録を作成する担当者も会議に集中ができるように効率化を測りたい

今回は、株式会社ハレックス ビジネスソリューション事業部システム部 部長代理 土川正彦様に、AIによる自動議事録作成サービス「ZMEETING」の導入の背景や導入後の効果などを伺った。

同社は、「気象」・「地象」・「海象」すべてをカバーする数少ない『総合気象情報会社』で、気象庁から提供されるデータをお客様が使いやすい形に加工し交通系の企業や、建設業界に総合気象データを提供している。

ZMEETINGをご導入いただく前に抱えていた議事録作成に関する課題は何でしょうか？

ZMEETINGを導入する前には議事録作成において大きく３つ課題を感じていました。

１点目は、議事録作成にとても時間がかかっていること。
２点目は、人が作ると聞き漏らしなども発生し、人為的ミスがあったこと。
３点目は、課題を解決するために顧客や社内で打ち合わせをしているのに、議事録を作成する担当者は会議に参加しているというよりは、議事録作成に専念しなければならなかったことです。

弊社では議事録を書く人と書かない人にわかれているため、すべての会議を議事録として残せないか、課題に感じていました。そんな中、ZMEETINGの販売代理店であるリコージャパンの担当者様にAI議事録ツールのZMEETINGを紹介していただきました。

導入時に費用など重視したポイントはあったでしょうか？

導入にあたり、様々な議事録作成ツールと比較検討をしました。
重視したポイントとしては価格ももちろんありましたが、それ以外では性能や今後の拡張性を重視しました。

他社製品もトライアルで利用しましたが、文字の認識力・変換力がZMEETINGが一番良かったです。
また、英語の翻訳機能もZMEETINGの翻訳精度がとても高く今後の拡張性があり、導入の決め手の一つとなりました

ZMEETINGを導入したことで３つの課題のうち解決したことがあれば教えてください。

1点目の課題に関しては、ZMEETINGを導入しても100％解決するとは思っていませんでした。しかし、実際に導入してみると、ZMEETINGで書き起こした内容は社内向けには加工せずに共有することができたため、稼働時間をかなり削減することができました。お客様に提出するための議事録は体裁を整えたり資料のキャプチャを追加する必要があるため、社内共有にくらべると工数はかかりますが、それでも50％程の工数削減に繋がっていると感じています。

2点目の課題に関しては100％人為的な解消することができました。最近では録音データを社内に持ち帰り、それをZMEETINGで文字起こしを行う方法も活用しています。

特に弊社の社長は対面での面談が多いため録音したデータを文字起こしする方法で活用しているようです。

3点目に関しては、会議中にZMEETINGがリアルタイムで文字起こしした内容で誤りや、専門用語が多いので修正していることと、どの箇所でどういった資料を使って説明しているか等の記録が必要になるため、議事録作成担当を引き続きアサインする必要はありますが、これまでの半分くらいの工数で作成ができるため、残り半分は会議に参加できるようになりました。

実際の使用する場面や導入前後の変化について教えてください。

今では社長自らが打ち合わせの音声をZMEETINGで議事録化をするようになりました。それだけ、操作性や文字の認識力に長けている製品だと思います。

ZMEETINGに今後期待されていることがあれば教えてください。

ZMEETINGの機能や書き起こしの精度としては十分に満足しています。強いて言えば、ZMEETINGの画面上で議事録に簡単にキャプチャを添付できると嬉しいです。

また、簡易的にスタートができるとより使いやすさもよくなりますし、更に社内に展開しやすくもなりますので、今後の機能されることを期待しています。

最後に

期待以上のZMEETINGの精度により、当初の課題であった議事録作成負担も大幅に軽減したと土川氏は語ってくれた。
また、今後更なる社内展開や翻訳機能の活用も検討中だという。

ZMEETINGを活用した議事録作成で今後も業務負荷だけでなく、総合気象データを扱うハレックス社に今後も注目していきたい。